En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador, el presente Aviso de Privacidad tiene por objeto informar de manera clara, expresa y detallada a los clientes de TONAL S.A.S. sobre el tratamiento de sus datos personales, garantizando el ejercicio efectivo de sus derechos y el cumplimiento de los principios de licitud, lealtad, transparencia, finalidad, proporcionalidad y responsabilidad proactiva.

Identidad del Responsable y Delegado de Protección de Datos Personales

El responsable del tratamiento es TONAL S.A.S., con RUC 1793198438001, con domicilio en Calle Nuñez de Vela E3-73 y Av. Amazonas, Quito, Ecuador, y correo electrónico a.villota@tonalstrategies.com. Esta entidad determina las finalidades y medios del tratamiento de datos personales en el marco de sus actividades comerciales, contractuales y tecnológicas.

El Delegado de Protección de Datos Personales es el señor Luis Villarroel, quien actúa como garante del cumplimiento normativo, supervisa el tratamiento de datos personales y constituye el canal directo para el ejercicio de derechos por parte de los titulares. Puede ser contactado a través del correo info@abogadoslatam.com y teléfono 0998539764.

Fines del tratamiento de datos personales

Los datos personales de los clientes serán tratados con finalidades específicas, explícitas y legítimas, que incluyen la gestión integral de relaciones comerciales con laboratorios y clientes, la negociación, formalización y ejecución de contratos de prestación de servicios, la gestión de servicios de marketing y formación médica, el envío de comunicaciones comerciales relacionadas con los servicios contratados, la administración de facturación y cumplimiento de obligaciones administrativas y contables, así como la gestión operativa de plataformas tecnológicas utilizadas para la prestación del servicio.

Adicionalmente, los datos podrán ser utilizados para realizar seguimiento a la relación comercial, análisis de interacción, mejora de servicios y control de calidad, siempre dentro del marco de las finalidades informadas y respetando los principios de proporcionalidad y minimización.

Base legal del tratamiento

El tratamiento de los datos personales se fundamenta principalmente en la ejecución de medidas precontractuales y contractuales conforme al Artículo 7 numeral 5 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, en virtud de la relación comercial existente entre el titular y TONAL S.A.S.

En aquellos casos en que se realicen actividades de comunicación comercial adicional o no estrictamente necesarias para la ejecución del contrato, el tratamiento podrá sustentarse en el consentimiento del titular conforme al Artículo 7 numeral 1 de la misma ley. En todo caso, el responsable garantizará que la base legal aplicable sea adecuada, suficiente y verificable.

Tipos de datos personales tratados

En el marco de la relación con clientes, se tratarán principalmente datos personales de identificación, tales como nombres y datos de contacto, información profesional relacionada con la actividad del cliente, así como datos vinculados a la relación contractual y comercial.

Asimismo, podrán tratarse datos derivados de la interacción del cliente con los servicios digitales, incluyendo información sobre comunicaciones, uso de plataformas y participación en servicios ofrecidos. No se contempla el tratamiento sistemático de datos sensibles en este contexto.

Tipos de tratamiento

Los datos personales serán objeto de diversas operaciones de tratamiento que incluyen su recolección directa, registro en sistemas internos, almacenamiento en plataformas tecnológicas, organización, consulta, utilización para fines comerciales y administrativos, así como su comunicación a terceros necesarios para la prestación del servicio.

Estas operaciones se realizarán de manera estructurada y controlada, garantizando que cada tratamiento se encuentre vinculado a una finalidad legítima y a una base legal válida.

Tiempo de conservación de los datos personales

Los datos personales serán conservados durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento y para atender obligaciones legales, contractuales y regulatorias, estableciéndose como referencia un plazo de hasta cinco años desde la última interacción comercial.

No obstante, el responsable reconoce la necesidad de implementar políticas formales de eliminación, anonimización o bloqueo de datos, a fin de garantizar el cumplimiento del principio de limitación del plazo de conservación y evitar el almacenamiento excesivo de información.

Existencia de base de datos personales

Se informa al titular que sus datos personales serán incorporados en bases de datos administradas por TONAL S.A.S., las cuales se encuentran estructuradas y gestionadas mediante sistemas digitales y plataformas tecnológicas bajo responsabilidad del responsable del tratamiento.

Estas bases de datos forman parte de la operación regular de la empresa y son utilizadas exclusivamente para las finalidades previamente informadas.

Origen de los datos personales

Los datos personales son obtenidos directamente del titular mediante interacciones comerciales, comunicaciones electrónicas, procesos de negociación y contratación de servicios.

Adicionalmente, en determinados casos, los datos podrán provenir de referencias comerciales o relaciones empresariales legítimas, siempre dentro del marco de una base legal válida y respetando los principios de la normativa aplicable.

Tratamientos ulteriores

Los datos personales no serán utilizados para finalidades distintas a las informadas en el presente aviso, salvo que exista una nueva base legal que lo permita o el titular otorgue su consentimiento expreso para tratamientos adicionales.

En todo caso, cualquier tratamiento ulterior será evaluado bajo los principios de compatibilidad de finalidad y proporcionalidad.

Transferencias y destinatarios de datos personales

Los datos personales podrán ser transferidos a proveedores tecnológicos, plataformas digitales y servicios en la nube necesarios para la operación del negocio, incluyendo infraestructuras ubicadas fuera del territorio ecuatoriano, particularmente en Estados Unidos.

Estas transferencias se realizan con la finalidad de garantizar la prestación de los servicios y la continuidad operativa, debiendo el responsable implementar mecanismos contractuales y técnicos que aseguren un nivel adecuado de protección de los datos personales.

Consecuencias de la negativa a proporcionar datos personales

La negativa del titular a proporcionar los datos personales necesarios para la gestión de la relación comercial impedirá la formalización de contratos, la prestación de servicios y el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la relación entre las partes.

En consecuencia, la entrega de datos personales constituye un requisito indispensable para la ejecución de las finalidades descritas.

Efectos de proporcionar datos erróneos

El titular es responsable de la veracidad, exactitud y actualización de los datos personales proporcionados. La entrega de información incorrecta, incompleta o desactualizada podrá afectar la calidad del servicio, generar errores en la ejecución contractual o impedir el cumplimiento de las finalidades del tratamiento.

El responsable no será responsable por las consecuencias derivadas de información incorrecta proporcionada por el titular.

Revocatoria del consentimiento

El titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos personales en aquellos casos en que dicha base legal sea aplicable.

La revocatoria no afectará la licitud del tratamiento realizado con anterioridad y se gestionará conforme a los procedimientos internos establecidos por el responsable.

Derechos de los titulares y ejercicio de derechos

El titular podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, eliminación, oposición, suspensión, limitación del tratamiento y portabilidad, conforme a lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

Para ello, deberá dirigir una solicitud al Delegado de Protección de Datos Personales al correo info@abogadoslatam.com, quien gestionará la solicitud dentro de los plazos legales, garantizando una respuesta clara, motivada y conforme a derecho.

Derecho a la portabilidad

El titular tiene derecho a recibir sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, así como a transferirlos a otro responsable del tratamiento cuando sea técnicamente posible.

El responsable adoptará las medidas necesarias para facilitar este derecho, siempre que no se afecten derechos de terceros o obligaciones legales.

Reclamaciones ante la autoridad competente

El titular podrá presentar reclamaciones ante TONAL S.A.S. a través de los canales establecidos o directamente ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador, en caso de considerar que sus derechos han sido vulnerados o que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente.

Decisiones automatizadas y perfilamiento

Se informa al titular que, en el marco de las actividades comerciales, podrán realizarse procesos de segmentación y análisis de comportamiento con fines de optimización de servicios y comunicaciones comerciales.

Estas actividades no implican decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos directos sobre el titular, y en todo caso se garantizará el derecho a oponerse a este tipo de tratamientos conforme a la normativa aplicable.

En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador, el presente Aviso de Privacidad tiene como finalidad informar de manera clara, previa y suficiente a los colaboradores, empleados, pasantes y candidatos de TONAL S.A.S. sobre el tratamiento de sus datos personales, garantizando el respeto de sus derechos fundamentales y la aplicación de los principios de legalidad, transparencia, finalidad, proporcionalidad, seguridad y responsabilidad proactiva.

Identidad del Responsable y Delegado de Protección de Datos Personales

El responsable del tratamiento es TONAL S.A.S., con RUC 1793198438001, con domicilio en Calle Nuñez de Vela E3-73 y Av. Amazonas, Quito, Ecuador, y correo electrónico a.villota@tonalstrategies.com, entidad que determina las finalidades y medios del tratamiento en el marco de la gestión de talento humano y relaciones laborales.

El Delegado de Protección de Datos Personales es el señor Luis Villarroel, quien supervisa el cumplimiento normativo en materia de protección de datos personales y actúa como canal de atención para el ejercicio de derechos por parte de los titulares. Puede ser contactado a través del correo info@abogadoslatam.com y teléfono 0998539764.

Fines del tratamiento de datos personales

Los datos personales de los colaboradores serán tratados con la finalidad de gestionar integralmente la relación laboral o profesional, incluyendo procesos de reclutamiento, selección, contratación, administración de nómina, pago de remuneraciones y honorarios, cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias, afiliación y gestión de aportes al sistema de seguridad social, evaluación de desempeño, control de asistencia, gestión de accesos a sistemas y plataformas tecnológicas, así como la implementación de medidas de seguridad organizativas y tecnológicas.

Asimismo, los datos podrán ser utilizados para fines administrativos internos, auditorías, control de cumplimiento normativo, prevención de riesgos laborales, así como para garantizar la correcta ejecución de las obligaciones derivadas de la relación contractual entre el titular y el responsable.

Base legal del tratamiento

El tratamiento de datos personales de colaboradores se fundamenta principalmente en la ejecución de la relación contractual conforme al Artículo 7 numeral 5 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, en virtud de la relación laboral o profesional existente.

Adicionalmente, el tratamiento se encuentra respaldado por el cumplimiento de obligaciones legales aplicables en materia laboral, tributaria y de seguridad social, así como, en casos específicos, en el consentimiento del titular cuando este sea requerido para tratamientos adicionales que no se encuentren estrictamente vinculados a la relación contractual.

Tipos de datos personales tratados

Se tratarán datos personales de identificación tales como nombres, número de documento de identidad, datos de contacto, información académica y profesional, así como datos relacionados con la relación laboral, incluyendo información contractual, salarial, bancaria y de seguridad social.

Adicionalmente, podrán tratarse datos derivados del uso de sistemas tecnológicos, tales como registros de acceso, credenciales, logs de actividad y otra información técnica necesaria para garantizar la seguridad y funcionamiento de la infraestructura digital. En determinados casos, podrán tratarse datos sensibles estrictamente necesarios para el cumplimiento de obligaciones legales, como información relacionada con salud ocupacional.

Tipos de tratamiento

Los datos personales serán objeto de operaciones que incluyen la recolección directa del titular, registro en sistemas internos, almacenamiento en plataformas digitales, organización, uso para fines administrativos, consulta, actualización, así como comunicación a entidades públicas y privadas necesarias para el cumplimiento de obligaciones legales.

Estas operaciones se ejecutarán bajo criterios de necesidad, proporcionalidad y minimización, asegurando que únicamente se traten los datos estrictamente necesarios para cada finalidad.

Tiempo de conservación de los datos personales

Los datos personales serán conservados durante la vigencia de la relación laboral y por un período adicional posterior conforme a los plazos legales de prescripción aplicables en materia laboral, tributaria y de seguridad social, pudiendo extenderse por un mínimo de cinco años o el tiempo que determine la normativa vigente.

El responsable implementará progresivamente políticas de retención, eliminación, bloqueo o anonimización de datos, con el fin de garantizar el cumplimiento del principio de limitación del plazo de conservación y evitar la retención indefinida de información.

Existencia de base de datos personales

Se informa al titular que sus datos personales serán incorporados en bases de datos administradas por TONAL S.A.S., las cuales forman parte de los sistemas de gestión de talento humano, nómina y administración interna de la organización.

Estas bases de datos son gestionadas bajo criterios de seguridad y control de acceso, y se encuentran destinadas exclusivamente al cumplimiento de las finalidades previamente descritas.

Origen de los datos personales

Los datos personales son obtenidos directamente del titular durante los procesos de selección, contratación y ejecución de la relación laboral o profesional, mediante formularios, contratos, entrevistas y otros mecanismos legítimos de recolección.

En determinados casos, los datos podrán ser verificados o complementados mediante referencias laborales o validaciones permitidas por la normativa aplicable.

Tratamientos ulteriores

Los datos personales no serán utilizados para finalidades distintas a las informadas en el presente aviso, salvo que exista una base legal que lo habilite o se obtenga el consentimiento del titular.

Cualquier tratamiento ulterior será evaluado bajo criterios de compatibilidad con la finalidad original, garantizando el respeto de los derechos del titular.

Transferencias y destinatarios de datos personales

Los datos personales podrán ser comunicados a entidades públicas y privadas necesarias para el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales, incluyendo el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), el Ministerio de Trabajo, entidades financieras para la gestión de pagos, así como proveedores de servicios administrativos y tecnológicos.

En caso de utilización de servicios tecnológicos en la nube, los datos podrán ser transferidos a servidores ubicados fuera del Ecuador, particularmente en Estados Unidos, debiendo el responsable adoptar medidas contractuales y técnicas que garanticen un nivel adecuado de protección de los datos personales.

Consecuencias de la negativa a proporcionar datos personales

La negativa del titular a proporcionar los datos personales requeridos impedirá la formalización de la relación laboral o profesional, así como el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales por parte del responsable.

En consecuencia, la entrega de datos personales constituye un requisito indispensable para la gestión adecuada de la relación con el colaborador.

Efectos de proporcionar datos erróneos

El titular es responsable de la veracidad y actualización de la información proporcionada. La entrega de datos incorrectos o incompletos podrá afectar la correcta administración de la relación laboral, incluyendo errores en pagos, afiliaciones o cumplimiento de obligaciones legales.

El responsable no asumirá responsabilidad por las consecuencias derivadas de la inexactitud de los datos proporcionados por el titular.

Revocatoria del consentimiento

El titular podrá revocar el consentimiento otorgado en aquellos casos en que el tratamiento se base en dicha figura jurídica. Sin embargo, esta revocatoria no será aplicable cuando el tratamiento sea necesario para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.

La revocatoria será gestionada conforme a los procedimientos internos establecidos por el responsable.

Derechos de los titulares y ejercicio de derechos

El titular podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, eliminación, oposición, suspensión, limitación del tratamiento y portabilidad, conforme a la normativa vigente.

Para ello, deberá presentar una solicitud dirigida al Delegado de Protección de Datos Personales al correo info@abogadoslatam.com, quien dará trámite a la solicitud dentro de los plazos legales establecidos.

Derecho a la portabilidad

El titular tiene derecho a recibir sus datos personales en un formato estructurado y de uso común, así como a solicitar su transferencia a otro responsable cuando sea técnicamente posible y no afecte derechos de terceros.

El responsable adoptará las medidas necesarias para garantizar el ejercicio efectivo de este derecho.

Reclamaciones ante la autoridad competente

El titular podrá presentar reclamaciones ante TONAL S.A.S. a través de los canales establecidos o ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador, en caso de considerar que sus derechos han sido vulnerados o que el tratamiento no cumple con la normativa vigente.

Decisiones automatizadas y perfilamiento

El tratamiento de datos personales de colaboradores no contempla la adopción de decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos significativos sobre el titular.

No obstante, podrán existir mecanismos de control y análisis interno orientados a la gestión administrativa y tecnológica, los cuales no implican perfilamiento con efectos legales, garantizando en todo momento el respeto a los derechos del titular.

En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador, el presente Aviso de Privacidad tiene por finalidad informar de manera previa, expresa y transparente a los proveedores, contratistas y representantes de empresas que mantienen relaciones comerciales con TONAL S.A.S., respecto del tratamiento de sus datos personales, garantizando el respeto de los principios de licitud, lealtad, transparencia, finalidad, proporcionalidad, confidencialidad y responsabilidad proactiva.

Identidad del Responsable y Delegado de Protección de Datos Personales

El responsable del tratamiento es TONAL S.A.S., con RUC 1793198438001, domiciliado en Calle Nuñez de Vela E3-73 y Av. Amazonas, Quito, Ecuador, correo electrónico a.villota@tonalstrategies.com, entidad que determina los fines y medios del tratamiento de datos personales en el marco de la gestión de proveedores y relaciones contractuales.

El Delegado de Protección de Datos Personales es el señor Luis Villarroel, quien actúa como garante del cumplimiento de la normativa vigente, supervisa los procesos de tratamiento de datos personales y atiende las solicitudes de los titulares. Puede ser contactado a través del correo info@abogadoslatam.com y teléfono 0998539764.

Fines del tratamiento de datos personales

Los datos personales de los proveedores serán tratados con la finalidad de gestionar la relación contractual y comercial con TONAL S.A.S., incluyendo procesos de evaluación, selección y contratación de proveedores, administración de contratos, gestión de órdenes de compra, recepción de bienes y servicios, control de cumplimiento contractual, gestión de pagos, facturación y obligaciones tributarias.

Adicionalmente, los datos podrán ser utilizados para fines de auditoría interna, control administrativo, verificación de cumplimiento normativo, evaluación de desempeño del proveedor, así como para garantizar la trazabilidad de las operaciones comerciales y la adecuada ejecución de las obligaciones contractuales asumidas por las partes.

Base legal del tratamiento

El tratamiento de los datos personales de proveedores se fundamenta principalmente en la ejecución de medidas precontractuales y contractuales conforme al Artículo 7 numeral 5 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, en virtud de la relación comercial existente entre el titular y el responsable.

Asimismo, el tratamiento puede sustentarse en el cumplimiento de obligaciones legales en materia tributaria, contable y administrativa, y en casos específicos, en el consentimiento del titular cuando se requiera para tratamientos adicionales que no estén directamente vinculados con la ejecución contractual.

Tipos de datos personales tratados

Se tratarán datos personales de identificación tales como nombres, números de documento de identidad, información de contacto, así como datos profesionales y comerciales relacionados con la actividad del proveedor.

También podrán tratarse datos financieros y bancarios necesarios para la gestión de pagos, así como información contenida en facturas, contratos y documentos de respaldo. Adicionalmente, podrán registrarse datos derivados de la interacción con sistemas tecnológicos, tales como accesos a plataformas, registros de actividad y comunicaciones comerciales.

Tipos de tratamiento

Los datos personales serán objeto de operaciones de tratamiento que incluyen su recolección directa, registro en sistemas administrativos, almacenamiento en plataformas tecnológicas, organización, consulta, uso para fines contractuales y administrativos, así como su comunicación a terceros necesarios para la ejecución de la relación comercial.

Estas operaciones se realizarán bajo criterios de necesidad, proporcionalidad y minimización, asegurando que únicamente se traten los datos estrictamente necesarios para cada finalidad legítima.

Tiempo de conservación de los datos personales

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento y para atender las obligaciones legales, contractuales y regulatorias aplicables, estableciéndose como referencia un período mínimo de cinco años conforme a las normas tributarias y comerciales vigentes.

El responsable reconoce la necesidad de implementar políticas formales de conservación, eliminación, bloqueo o anonimización de datos personales, con el fin de garantizar el cumplimiento del principio de limitación del plazo de conservación.

Existencia de base de datos personales

Se informa al titular que sus datos personales serán incorporados en bases de datos administradas por TONAL S.A.S., las cuales forman parte de los sistemas internos de gestión administrativa, contable y contractual.

Estas bases de datos se encuentran bajo control del responsable del tratamiento y son utilizadas exclusivamente para las finalidades previamente informadas.

Origen de los datos personales

Los datos personales son obtenidos directamente del titular mediante la suscripción de contratos, presentación de propuestas comerciales, emisión de facturas y demás interacciones comerciales.

En determinados casos, los datos podrán ser verificados mediante fuentes públicas o referencias comerciales, siempre dentro del marco de la normativa aplicable.

Tratamientos ulteriores

Los datos personales no serán utilizados para finalidades distintas a las informadas en el presente aviso, salvo que exista una base legal que lo permita o se obtenga el consentimiento expreso del titular.

Cualquier tratamiento ulterior será evaluado conforme al principio de compatibilidad de finalidad y respetando los derechos del titular.

Transferencias y destinatarios de datos personales

Los datos personales podrán ser comunicados a entidades financieras para la gestión de pagos, a autoridades tributarias para el cumplimiento de obligaciones fiscales, así como a proveedores de servicios tecnológicos necesarios para la operación del negocio.

En caso de utilización de servicios en la nube, los datos podrán ser transferidos a servidores ubicados fuera del Ecuador, particularmente en Estados Unidos, debiendo el responsable implementar medidas contractuales y técnicas que garanticen un nivel adecuado de protección de los datos personales.

Consecuencias de la negativa a proporcionar datos personales

La negativa del titular a proporcionar los datos personales necesarios impedirá la formalización de la relación contractual, la emisión de pagos, el registro contable y el cumplimiento de obligaciones legales por parte del responsable.

En consecuencia, la entrega de datos personales constituye un requisito indispensable para mantener relaciones comerciales con TONAL S.A.S.

Efectos de proporcionar datos erróneos

El titular es responsable de la veracidad, exactitud y actualización de los datos personales proporcionados. La entrega de información incorrecta o incompleta podrá generar errores en los procesos de pago, facturación y cumplimiento contractual.

El responsable no será responsable por las consecuencias derivadas de la inexactitud de los datos proporcionados por el titular.

Revocatoria del consentimiento

El titular podrá revocar el consentimiento otorgado en aquellos casos en que esta sea la base legal del tratamiento. Sin embargo, dicha revocatoria no será aplicable cuando el tratamiento sea necesario para el cumplimiento de obligaciones contractuales o legales.

La revocatoria será gestionada conforme a los procedimientos internos establecidos por el responsable.

Derechos de los titulares y ejercicio de derechos

El titular podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, eliminación, oposición, suspensión, limitación del tratamiento y portabilidad, conforme a lo establecido en la normativa vigente.

Para ello, deberá presentar una solicitud al Delegado de Protección de Datos Personales al correo info@abogadoslatam.com, quien dará trámite a la solicitud dentro de los plazos legales establecidos.

Derecho a la portabilidad

El titular tiene derecho a recibir sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, así como a solicitar su transferencia a otro responsable cuando sea técnicamente posible.

El responsable adoptará las medidas necesarias para garantizar el ejercicio de este derecho, siempre que no se afecten derechos de terceros o obligaciones legales.

Reclamaciones ante la autoridad competente

El titular podrá presentar reclamaciones ante TONAL S.A.S. o directamente ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador, en caso de considerar que el tratamiento de sus datos personales vulnera sus derechos o incumple la normativa vigente.

Decisiones automatizadas y perfilamiento

El tratamiento de datos personales de proveedores no contempla la adopción de decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos significativos sobre el titular.

No obstante, podrán realizarse análisis internos relacionados con la gestión administrativa y evaluación de proveedores, los cuales no implican perfilamiento con efectos legales, garantizando en todo momento el respeto a los derechos del titular.